הסבה מתו"פ לאגרון

הסבה טופ מתחלקת לשלושה חלקים: הסבת כותרים ועותקים, הסבת קוראים והסבת השאלות.

הסבת כותרים ועותקים

ההסבה מתבצעת מקובץ פלט שיוצא מהטופ כדו"ח. הדו"ח מכיל מידע על כותרים, עותקים והסטטוס שלהם. הנתונים אמנם מוצגים כפלט מסודר, אך הלוגיקה אינה פשוטה.

יבוא הנתונים לאקסס

דבר ראשון יש לייבא את הנתונים מקובץ טקסט לאקסס באמצעות מפרט. יש ליצור מפרט ראשוני ע"י יבוא ידני.

אם מדובר בטופ דוס הקידוד הינו 862 (Hebrer Dos) ואם זה טופ חלונות הקידוד הינו 1255 (Hebrew Windows).

יש לייבא את הנתונים לטבלה עם 5 שדות: הנתונים עצמם, שדה מספור אוטומטי, שדה מספר רגיל, מספר כותר, מספר עותק.

ארגון הנתונים

יש להעביר את כל התארנים שנמצא בסוף הטבלה לטבלה נפרדת. יש לזהות את השורה המפרידה בין נתוני הכותרים והעותקים לבין התארנים. בדוס השורה מזוהה באופן אוטומטי בהסבה מטופ ווינדוס יש להכליל בשאילתות שמעבירות את התארנים את ה-ID של התארן הראשון שיש להעביר (שאילתא append_keywords ושאילתא delete_keywords_from_source) כדי שהשאילתות ידעו מאיזו שורה להעביר (התארנים, כאמור, מופיעים בסוף טבלת המקור). יש להריץ את המאקרו move_title_keywords שמבצע את ההעברה של התארנים לטבלה אחרת (tblSource_keywords).

יש למחוק שורות מיותרות בעזרת השאילתא Delete_KnownJunk_From_Titles, למספר את העמודה ID באמצעות הפרוצדורה Numbering_Id, ולהפוך את תוכן הנתונים ע"י השאילתא reverse_SourceColumn.

זיהוי מספר כותר ומספר עותק

לאחר כל זה יש להתחיל ולעדכן לכל שורה מספר כותר ע"י הפרוצדורה Calculate_Title וחישוב מספר עותק ע"י הפרוצדורה Calculate_Copy.

אחרי ביצוע הפרוצדורות יש לבצע בדיקה כללית (עד שלושה כותרים) שיוצאים בשאילתא Count_MoreThan_20_Lines_Per_Title. יש לבדוק אם אכן הכותרים עם מספר רב של שורות אכן כאלה ולא היה דילוג על מספר כותר.

העברת הנתונים לטבלאות משנה

יש ללכת ולבצע את המאקרו Empty_Organized_Tables - כדי לרוקן את טבלאות המשנה.

אח"כ, יש לבצע את המאקרו Organize_Source_To_Tables שמבצע את ההעברה לטבלאות משנה. מאקרו זה מורכב ממספר תתי-מאקרו. עדיף לבצע אותם ידנית אחד אחד ולבדוק את טבלת המקור (tblSource) וטבלת המשנה האם ההעברה בוצעה בהצלחה (עדיף אף לבצע גיבוי בכל שלב).